Prosessen rundt timelister

Timelister er knyttet opp mot oppdrag, som er knyttet opp mot en avtale. Avtalen og oppdraget definerer lønn, øvrige tillegg og arbeidstid. Medarbeider får ferdige timelister som de kan godkjenne i sin APP, de kan også gjøre endringer dersom de ikke har jobbet som planlagt eller har andre endringer. 

I systemet fremkommer det tydelig i oversikten hvilke status timelisten har slik at konsulent har full oversikt. Konsulent behandler timene når kunde og vikar har levert timer. Det er mulig å sette opp automatisk behandling av timer på utvalgte kunder dersom dette er ønsket. Timelisten vil da behandles når kunden godkjenner timer. Grunnlaget for lønn og faktura er da klart, det er en manuell handling å opprette selve eksportfilen. 

Import av timer:

Timer kan importeres fra eksterne timefangst system via fil som lastes opp i systemet. Det er også utviklet import av timer via API i forbindelse med Smartdok integrasjon. Dette vil andre timefangst system kunne benytte for å levere timer via API. 

Lønnsfiler opprettes ved behov, det er ikke begrensninger på dette i systemet. Det som er avgjørende for å få korrekte timelister er oppsettet på avtalen og på oppdraget. Dersom dette er satt opp korrekt vil det være lite manuell jobb med timelister.

Smartdok:

Webtemp er integrert med smartdok for timefangst. Timer som er ført i smartdok kan hentes inn i Webtemp via API innlogging i kundens smartdok. Smartdok aktiveres enkelt på kundens hovedside i Webtemp og timer matches mot oppdrag i Webtemp.

Automatikk ved timelister:

• Mail til medarbeider 1-3 dager etter at perioden er over.

• Mail til kunde 1-4 dager etter at medarbeider har levert timene. 

• Automatisk behandling av timer etter kunden har godkjent timene.

• Opplastede vedlegg fra timeliste til faktura.

• AML varsling ved brudd på tvers av oppdrag (AML kan settes opp unikt for hver avtale).