Bemanningsprosessen

I Webtemp kan en markedsføre stillinger knyttet mot en kunde eller etablere åpne annonser knyttet rett mot byrået. Annonseringen kan skje i en rekke ulike kanaler, blant annet hjemmeside, Finn.no, Arbeidsplassen.no og flere sosoale medier via Jobtip eller egne linker.

Nye kandidater:
Nye kandidater kommer inn i basen enten ved at de har søkt en konkret stilling, registrert direkte på hjemmesiden med en åpen CV, være importert fra andre systemer eller lagt inn av konsulent.
Alle søkere kommer inn i systemet med en nettregistrert status, angitt konsulent varsles med popup i klienten. Konsulent endrer status på kandidat dersom de skal videre til intervju eller ikke er aktuell. En kandidat kan ha en hovedstatus i hvert firma og har kandidatstatus pr sak. Status knyttet mot stilling kan trigge utsendelse av mail til kandidaten. Eksempelvis kan bytte til en bestemt kandidatstatus medføre at det sendes en avslags mail eller aksept mail.

Konsulenten kan gjøre søk i basen for å finne aktuelle kandidater. Søket omfatter alt som er lagt inn på kandidaten:

Kunnskap
Kurs
Sertifikater
Utdannelse
Stilling
Dokument innhold
Grupper lagt opp av byrå m.m

I Webtemp kan konsulenten legge til et større utvalg kandidater direkte på stillingen eller presentere et utvalg kandidater til kunde som en løs presentasjon basert på søket de har gjort.
Kandidaten kan presenteres for kunden enten som en presentasjon i et tilbud eller en rekruttering, eller som en løs presentasjon via CV presentasjon. Dette er sikre måter å dele informasjon med kunden da begge alternativer krever at kunden logger inn. Informasjonen som deles med kunde styres av hva som er lagt inn på elektronisk CV og hvilke dokumenter som er lagt inn for å dele med kunde. Det er mulig å sortere ut hvilke oppføringer på elektronisk CV som skal fremkomme i presentasjonen.

Kandidater kan knyttes i grupper satt opp av byrået, dette vil gjøre det enklere å hente frem kandidatene og dele dem med kunde.

Kandidater er felles for hele konsernet og alle vil kunne se kandidaten, det kan begrenses på hvem som har innsyn i ledige stillinger og rekrutteringer ned til firma nivå.

Intervju:
Intervju kan bookes via Webtemp og dagbok kan benyttes for å ha oversikt over når det er intervjuer. Svaret til vikaren vil ikke komme inn i dagbok, dette må oppdateres av konsulenten.
Det finnes en tidsmatrise med mulighet til å booke oppdrag, opprette tilbud, kalle inn til møter og registrere aktiviteter.

Webtemp har et oppsett for referansesjekk, her kan man legge inn egne spørsmål som sendes til en oppgitt kontakt. Svaret legges inn i den elektroniske CV fanen.

Webtemp kan man parse en CV rett inn på kandidatens profil.

Medarbeider:
I Webtemp kan det defineres prosesser som kan sikre riktig arbeidsflyt, slik at nødvendig informasjon er innhentet og registrert på medarbeider. Registrering av informasjon på medarbeider kan etter ønsket nivå gjøres obligatorisk.

I CV portal kan man f.eks slå på krav til registrering av:

Stillingstyper
Kurs
Erfaring
Kunnskap
CV opplastning
Bilde og kontaktinformasjon mm

På medarbeideren har konsulent full oversikt over kurs, sertifikater og utdannelsesnivå. Utløpsdato vil gi varsel til konsulent når et kurs eller et sertifikat utløper.
Systemet er intregrert med HPR register for å sikre at alt helsepersonell har korrekt autorisasjon.

Kommentarer som legges inn på en medarbeider kan eksponeres i presentasjoner for å få med utfyllende informasjon til kunde.

Noen eksempler på automatiske hendelser på medarbeider:

Svar til kandidat på søknad
Første dag i oppdrag
Meldt avvik fra kandidat i timelister
Utløp på sertifikater/ politiattest/ byggekort
Oppdrag i strid med kvalifikasjonskrav
AML brudd
Purring på timelister

Varsling når andre konsulenter kommenterer på dine medarbeidere (for enklere samarbeid)

Totalt sett er det i skrivende stund omtrent 200 hendelser i systemet
Prosessen med å booke inn en medarbeider til et oppdrag kan løses med manuell bestilling via konsulent, automatisk bestilling i portal fra kunde eller via integrasjon mot Globus AI.

Hvor mye tilganger hver enkelt kunde skal få i forbindelse med booking av medarbeidere styres av konsulenten. Det er viktig at oppsettet på kunden er korrekt for å unngå etterarbeid på ordren.