Sende dokumenter til godkjenning av medarbeider og kunder
- Silje Augustinussen Ottem
I Webtemp kan man sende dokumenter til for eksempel medarbeider for elektronisk godkjenning av vedlegg via kandidatportalen/CV-portalen.
MERK: Dette er ikke en funksjon som kan brukes ved masseutsendelser
Fra listen over dokumenter kan man gjøre en rekke valg, blant annet å sende et dokument til godkjenning. I listen vil dette fremkomme som en grønn hake når dokumenter er godkjent av medarbeider.
For å sende et dokument til medarbeider kan man enten markere dokumentet og trykke på “Handlinger for en rad”
Eller man kan høyreklikke på dokumentet for å få opp den samme kontekstmenyen
Her velger man “Send i e-post” for å sende dokumentet
Da får du opp et e-postvindu der du kan skrive litt og krysse av for at medarbeider må godkjenne vedlegget
Trykk send og medarbeider vil få beskjed om at det er kommer mail i portalen. Dersom medarbeider har appen og tillater pushvarsler vil det nå komme er varsel om at dere har sendt et brev.
Når du har sendt e-posten vil det fremkomme et timeglass som betyr at du har sendt en mail med dette dokumentet til godkjenning og at ikke er godkjent av medarbeider enda.
Når medarbeider logger seg inn vil dem kunne gå i postkassen og finne beskjeden fra dere:
Dem vil da måtte identifisere seg på nytt:
Og når dem har gjort det vil dem få opp beskjeden og vedlegget dere har sendt.
For å få få lov til å trykke “Godta/Accept” MÅ medarbeider åpne dokumentet. Dersom den trykker før dem har åpnet vil dem få følgende beskjed:
Når dem har åpnet vedleggene som skal godkjennes så vil dem kunne godkjenne. Dem vil få opp denne boksen for endelig bekreftelse:
Og vil måtte identifisere seg igjen:
Når dem har gjort det får dem bekreftelse på at dette er ok:
Når medarbeider har akseptert vil du få et varsel som systemhendelse
I dokumentlisten hos medarbeider er timeglasset nå erstattet med en hake: